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Clean Email

Clean your inbox of emails you don't need.

Comment arrêter de consulter ses e-mails aussi fréquemment

 

La technique de traitement par lots des e-mails : gérer les e-mails deux fois par jour
La technique de traitement par lots des e-mails est un moyen efficace de contrôler votre surcharge d'e-mails. Cette méthode consiste à vérifier vos messages seulement deux fois par jour, ce qui vous permet de gérer votre temps au lieu de laisser votre boîte de réception le dicter.

En vous concentrant sur vos e-mails dans des lots dédiés, vous pouvez vous concentrer pleinement sans être distrait par le fait de passer constamment de votre boîte de réception à d'autres tâches. Voici quelques conseils pour améliorer l'efficacité de cette approche :

Définissez des heures spécifiques pour la gestion des e-mails, par exemple 9 h 00 et 15 h 00.
Limitez chaque session à 30 ou 60 minutes.
Donnez la priorité aux e-mails de chaque lot à l'aide d'un système comme les quatre D (expliqué ci-dessous).
Regroupez les e-mails similaires pour les traiter plus efficacement.
Avant de mettre en œuvre cette technique, il est essentiel de nettoyer votre boîte de réception. La suppression des anciens messages permet de prendre un nouveau départ et augmente vos chances de réussite.

Désactiver les notifications push
Vous essayez d'ignorer vos e-mails mais vous vous retrouvez distrait par les notifications de nouveaux messages ?

Pour minimiser ces interruptions, pensez à désactiver vos notifications par e-mail. La plupart des appareils proposent des options dans leurs paramètres système pour gérer les alertes ou personnaliser les notifications de votre application de messagerie.

De plus, vous souhaiterez peut-être activer le mode Focus pendant votre temps libre pour éviter que les notifications de la boîte de réception ne vous interrompent pendant les repas, les moments en famille et les week-ends. Contrairement à certains outils similaires, vous pouvez choisir de manière sélective les notifications à conserver, par exemple celles de vos contacts proches.

Planifier du temps pour les e-mails
Pour réduire l'anxiété liée aux e-mails et mettre en œuvre efficacement la technique de traitement par lots des e-mails, il est utile de planifier des événements spécifiques sur votre calendrier et/ou d'utiliser des outils pour faire respecter vos limites de temps. Voici quelques méthodes à prendre en compte :

Blocage du temps

Le blocage du temps est une stratégie de gestion du temps qui consiste à réserver des plages horaires dans votre calendrier pour diverses tâches. Associé au traitement par lots des e-mails, vous pouvez créer des événements récurrents pour gérer votre boîte de réception deux fois par jour. Bloquez simplement ces plages horaires dans votre calendrier, définissez des rappels pour vous avertir quand commencer et concentrez-vous uniquement sur le traitement des e-mails pendant ces périodes.

Vous pouvez utiliser n’importe quelle application de calendrier, comme Google Calendar, Outlook Calendar ou Apple Calendar, sans aucun logiciel supplémentaire !

Outils de limitation des applications

Sur Android, pensez à utiliser Digital Wellbeing, tandis que les appareils Apple proposent Screen Time. Ces outils vous aident à définir des limites quotidiennes sur le temps que vous passez dans votre application de messagerie.

Si vous préférez les solutions tierces, des applications comme Freedom ou RescueTime peuvent vous aider à minimiser les distractions en suivant et en limitant votre utilisation de la messagerie.

Une fois que vous avez atteint la limite définie, ces outils fermeront automatiquement l’application ou vous avertiront que votre temps de gestion des e-mails est écoulé.

Traitement des e-mails : les quatre D
Pour ceux qui recherchent une boîte de réception organisée, les quatre D sont une stratégie recommandée pour gérer les messages entrants. Vous n’avez pas besoin d’atteindre la boîte de réception zéro ou de passer toute la journée à traiter des e-mails pour mettre en œuvre cette méthode : elle complète parfaitement la technique de traitement par lots des e-mails.

Lorsque vous traitez votre lot d’e-mails, appliquez les quatre D à chaque message :

À faire : Répondez immédiatement, surtout si cela ne prend que quelques minutes.
Déléguer : transférer l'e-mail à une autre personne qui peut le traiter.
Différer : reporter l'action jusqu'à ce que vous ayez le temps de déterminer les prochaines étapes.
Supprimer : supprimer les e-mails inutiles en les supprimant ou en les archivant.
En triant vos messages à l'aide de ces actions, vous pouvez gérer efficacement chaque e-mail du lot.

La stratégie de la boîte de réception One Touch
Une autre technique efficace pour gérer le stress lié aux e-mails est la stratégie de la boîte de réception One Touch. Similaire aux quatre D mais excluant l'action Différer, elle garantit que vous ne traitez chaque message qu'une seule fois. Cela signifie que vous répondez, déléguez ou supprimez l'e-mail immédiatement. Cette approche minimise le temps passé à revoir les mêmes messages et réduit votre temps global de gestion de la boîte de réception.

En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez prendre le contrôle de votre surcharge d'e-mails, gérer votre temps plus efficacement et cultiver une boîte de réception plus organisée.

Consultez l'article source pour plus d'informations - https://clean.email/blog/productivity/how-to-stop-checking-email

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