Comment créer un calendrier dans Google Sheets : guide 2024

Créer un calendrier efficace dans Google Sheets

Bien qu'il soit possible de créer un calendrier à partir de zéro dans Google Sheets, ce n'est souvent pas la meilleure utilisation de votre temps. Commencez plutôt par l'un des nombreux modèles de calendrier disponibles, vous permettant de les personnaliser en fonction de vos besoins et préférences spécifiques.

Modèles de calendrier recommandés
Calendrier hebdomadaire : SmartSheet propose un modèle de calendrier hebdomadaire propre et fonctionnel, idéal pour une planification détaillée.

Calendrier mensuel : pour une vue plus large, Template.net fournit un modèle de calendrier mensuel vierge polyvalent et facile à adapter.

Calendrier annuel : la galerie de modèles de Google propose un modèle de calendrier annuel complet, parfait pour la planification à long terme.

Calendrier de contenu : les responsables des réseaux sociaux peuvent bénéficier d'un calendrier de contenu multipage de SociallyPowered, qui comporte des sections pour tout, de la planification de vidéos en direct aux publications Instagram.

Calendrier scolaire : Vertex42 propose une sélection de modèles de calendrier axés sur l'école qui répondent aux besoins de planification académique.

Créer votre propre copie
Une fois que vous avez trouvé un modèle qui vous plaît, vous devez créer votre propre copie pour le modifier :

Ouvrez le lien du modèle, qui sera en mode lecture seule.

Cliquez sur Fichier dans le menu, puis sélectionnez Créer une copie.

Nommez votre nouveau calendrier et choisissez un emplacement de sauvegarde dans votre Google Drive.

Cliquez à nouveau sur Créer une copie pour créer votre version modifiable du modèle.

Améliorez votre calendrier Google Sheets
En ajoutant des fonctionnalités personnalisées, vous pouvez transformer un calendrier de base en un outil puissant qui améliore votre productivité.

Ajoutez des menus déroulants aux cellules
Les menus déroulants dans les cellules du calendrier facilitent la saisie des informations fréquemment utilisées. Par exemple, au lieu d'écrire « Morning Shift » ou « Night Shift » à plusieurs reprises, vous pouvez sélectionner ces options dans un menu déroulant, ce qui vous permet de gagner du temps et d'assurer la cohérence.

Voici comment créer un menu déroulant pour la planification :

Sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez ajouter un menu déroulant.

Cliquez sur Données dans le menu supérieur et sélectionnez Validation des données.

Cliquez sur le bouton + Ajouter une règle dans le volet Règles de validation des données.

Entrez les options de liste déroulante souhaitées et sélectionnez les couleurs si vous le souhaitez.

Cliquez sur Terminé pour créer le menu déroulant.

Vous pouvez désormais choisir parmi les options que vous avez spécifiées chaque fois que vous cliquez sur la liste déroulante.

Ajouter des notes aux cellules du calendrier
Contrairement aux calendriers physiques, Google Sheets vous permet d'ajouter des informations détaillées à chaque date à l'aide de la fonction Notes :

Pour ajouter une note :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer une note.

Sélectionnez Insérer une note dans le menu déroulant.

Tapez votre note dans la boîte contextuelle. Vous pouvez inclure plusieurs paragraphes, puces ou coller du texte provenant d'autres sources.

Cliquez en dehors de la boîte de notes pour l'enregistrer.

Les cellules contenant des notes afficheront un petit triangle rouge dans le coin supérieur droit. Passez la souris sur la cellule pour voir votre note, ce qui facilite le suivi des informations importantes.

Partagez votre calendrier
Une fois que vous avez créé votre calendrier, il est essentiel de le partager. Au lieu de télécharger et d'envoyer le fichier par e-mail, utilisez le bouton bleu Partager dans le coin supérieur droit de votre feuille de calcul Google pour un partage efficace :

Cliquez sur le bouton Partager.

Invitez des personnes spécifiques en utilisant leurs adresses e-mail pour un accès direct, idéal pour les collègues ou les membres de la famille.

Vous pouvez également générer un lien de partage avec trois niveaux d'accès :

Observateur : les utilisateurs peuvent consulter le calendrier mais ne peuvent pas y apporter de modifications, parfait pour partager l'accès en lecture seule.

Commentateur : les utilisateurs peuvent consulter et commenter mais pas modifier, utile pour obtenir des commentaires sur votre emploi du temps.

Éditeur : les utilisateurs peuvent apporter des modifications au calendrier, adapté à la planification collaborative ou à la création d'un calendrier remplissable que d'autres peuvent mettre à jour.

En suivant ces étapes, vous pouvez créer un calendrier personnalisé dans Google Sheets qui améliore votre productivité et facilite la collaboration avec d'autres.

Article source - https://clean.email/blog/productivity/create-a-calendar-in-google-sheets