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9 Janvier 2025
L'utilisation d'une réponse d'absence du bureau dans Outlook est essentielle pour les communications professionnelles lorsque vous ne serez pas disponible pendant une période prolongée.
La configuration d'un message d'absence du bureau permet aux expéditeurs de savoir que vous êtes absent et que vous ne pouvez pas répondre immédiatement. Vous pouvez les guider vers la personne appropriée en votre absence et indiquer quand vous reviendrez.
Bien qu'il ne soit pas nécessaire d'expliquer votre absence en détail, fournir un certain contexte peut être utile à ceux qui vous contactent.
Le respect de l'étiquette appropriée des e-mails est essentiel dans les environnements professionnels. Les réponses d'absence du bureau rassurent l'expéditeur sur la réception de son message et l'informent des prochaines étapes.
Continuez à lire pour découvrir comment configurer votre réponse d'absence du bureau dans Outlook.
Étapes pour configurer une absence du bureau dans Outlook
Voici comment créer des réponses d'absence du bureau à l'aide de l'application Web, de l'application mobile, de l'ordinateur de bureau et du Mac d'Outlook.
Paramétrer une réponse d'absence du bureau dans Outlook Web App
Pour configurer une réponse d'absence du bureau dans Outlook sur le Web, procédez comme suit :
1. Accédez à https://outlook.live.com/ et connectez-vous.
2. Cliquez sur l'icône Paramètres (rouage) en haut de la page, puis sélectionnez « Afficher tous les paramètres Outlook ».
3. Dans la section Courrier, choisissez « Réponses automatiques » et activez « Activer les réponses automatiques ».
4. Cochez la case « Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée » et saisissez vos dates de début et de fin. (Si aucune date n'est fournie, la réponse restera activée jusqu'à ce que vous la désactiviez.)
5. Vous pouvez également cocher les cases suivantes :
« Bloquer mon calendrier pour cette période ».
« Refuser automatiquement les nouvelles invitations pour les événements qui se produisent pendant cette période ».
« Refuser et annuler mes réunions pendant cette période ».
6. Rédigez votre message dans la zone de texte prévue à cet effet.
7. Pour envoyer des réponses uniquement à vos contacts, cochez la case « Envoyer des réponses uniquement aux contacts ».
8. Cliquez sur « Enregistrer » pour terminer !
Astuce : Assurez-vous que votre message d’absence du bureau est poli et bref. Évitez de partager des informations personnelles, car n’importe qui peut lire ce message.
Configuration d’une absence du bureau dans Outlook Desktop pour Windows
Pour créer des réponses d’absence du bureau dans l’application de bureau Outlook pour Windows :
Ouvrez Outlook et cliquez sur « Fichier ».
Sélectionnez « Réponses automatiques » (si cette option n’est pas visible, cliquez ici pour obtenir des conseils).
Choisissez « Envoyer des réponses automatiques ».
Cochez la case à côté de « Envoyer uniquement pendant cette plage horaire » et définissez les dates souhaitées.
Cliquez sur « OK » pour enregistrer vos paramètres.
Vous pouvez également créer une règle pour gérer les messages entrants pendant votre absence. Cliquez sur le bouton « Règles… », sélectionnez « Ajouter une règle… », définissez vos critères et actions, puis cliquez sur « OK » pour enregistrer la règle.
Configuration d’une absence du bureau dans Outlook pour Mac
Pour configurer un message d’absence du bureau dans le client Outlook Mac :
Cliquez sur « Courrier » en bas à gauche du volet de navigation.
Accédez à l'onglet « Outils » et sélectionnez « Réponses automatiques ».
Choisissez « Envoyer des réponses automatiques » pour votre compte.
Saisissez votre message de réponse dans la case prévue pour les expéditeurs au sein de votre organisation.
Cochez la case « Envoyer des réponses pendant cette période » et saisissez vos dates de début et de fin.
Cliquez sur « OK » pour définir votre message.
Pour envoyer des réponses à des personnes extérieures à votre organisation, cochez « Envoyer des réponses en dehors de mon organisation » et ajoutez votre message.
Configuration de l'absence du bureau dans l'application mobile Outlook
Pour configurer des réponses d'absence du bureau à l'aide de votre application mobile Outlook :
Ouvrez l'application Outlook sur votre appareil mobile.
Appuyez sur l'icône de votre profil dans le coin supérieur gauche et sélectionnez « Paramètres ». Choisissez votre compte de messagerie.
Appuyez sur « Réponses automatiques » et basculez pour activer.
Choisissez « Répondre pendant une période donnée », en définissant les dates de début et de fin.
Rédigez votre message d'absence du bureau dans la case « Répondre à tout le monde avec ».
Appuyez sur la coche dans le coin supérieur droit pour enregistrer.
En suivant ces étapes, vous vous assurerez que votre communication sera gérée efficacement pendant votre absence. Vous trouverez plus d’informations sur notre blog - https://clean.email/blog/email-etiquette/how-to-set-out-of-office-in-outlook