Comment envoyer des e-mails en masse dans Outlook : guide étape par étape

Envoyer efficacement des e-mails en masse avec Outlook
L'envoi d'e-mails en masse consiste à envoyer un seul message à plusieurs destinataires simultanément. Pour garantir un processus fluide, gardez à l'esprit les considérations suivantes :

Évitez l'inondation de réponses : évitez que votre boîte de réception ne soit inondée de réponses inutiles.

Respectez la confidentialité : protégez la confidentialité des destinataires : personne ne souhaite que son adresse e-mail soit partagée avec des inconnus.

La personnalisation est importante : l'ajout d'une touche personnelle peut considérablement améliorer l'engagement envers votre message.

Outlook est un excellent outil pour envoyer des e-mails en masse, que vous envoyiez plusieurs e-mails individuels ou que vous utilisiez la fusion de courrier pour une approche plus personnalisée.

Guide étape par étape pour l'envoi individuel d'e-mails en masse dans Outlook
Vous trouverez ci-dessous des instructions pour utiliser à la fois la plateforme Web Outlook.com et le client de bureau Microsoft Outlook (pour les utilisateurs Windows et Mac).

Envoi d'un e-mail en masse avec des destinataires masqués à l'aide de Cci
Pour préserver la confidentialité des destinataires, vous pouvez utiliser le champ Cci (copie carbone invisible). Voici comment procéder :

Pour les utilisateurs d'Outlook.com :

Connectez-vous à votre compte Outlook.com sur outlook.live.com.

Cliquez sur Nouveau courrier pour rédiger votre message. Ajoutez l'objet de votre courrier électronique et rédigez le contenu du corps.

Recherchez le champ Cci, situé à la fin du champ À sur le côté droit.

Entrez les adresses électroniques de tous les destinataires dans le champ Cci. Ils ne verront pas les adresses des autres.

Cliquez sur Envoyer. Chaque destinataire recevra l'e-mail sans voir les autres.

Pour les utilisateurs de Microsoft Outlook Desktop :

Les étapes sont similaires sur la version de bureau Windows. Pour trouver le champ Cci, procédez comme suit :

Cliquez sur Options dans la fenêtre du nouveau message.

Cliquez sur Cci pour afficher le champ Cci en bas de la fenêtre du message.

Suivez le même processus que celui décrit pour Outlook.com.

Envoyer des e-mails personnalisés en masse à l'aide de la fonction de publipostage
Pour personnaliser chaque e-mail avec des détails tels que le nom du destinataire, vous pouvez utiliser la fonction de publipostage d'Outlook, qui génère des e-mails individuels tout en conservant une touche personnelle. Voici comment procéder :

Créer une liste de contacts dans Excel : assurez-vous que chaque colonne comprend des champs essentiels, tels que le nom et l'adresse e-mail. Enregistrez le fichier au format .xlsx pour plus de compatibilité.

Ouvrez Microsoft Word : ouvrez Word lié à votre compte Outlook et créez un nouveau document.

Rédigez votre e-mail : rédigez votre e-mail et utilisez des espaces réservés tels que « Cher [Nom] », qui seront automatiquement remplacés par des données personnalisées lors de la fusion.

Démarrez le publipostage : accédez à Publipostage → Démarrer le publipostage → Messages électroniques.

Sélectionnez les destinataires : cliquez sur Sélectionner les destinataires → Utiliser une liste existante, puis choisissez votre fichier Excel.

Insérer des champs de fusion : faites correspondre les champs pertinents (par exemple, nom, e-mail) en utilisant Insérer des champs de fusion dans le corps de votre e-mail.

Terminez la fusion : cliquez sur Terminer et fusionner et sélectionnez Envoyer des messages électroniques (Windows) ou Fusionner vers un e-mail (Mac).

Saisir la ligne d'objet : saisissez la ligne d'objet, choisissez le champ de courrier électronique dans votre feuille Excel, puis cliquez sur OK ou Fusionner vers Outlook.

Conseils supplémentaires pour l'utilisation de la fusion et du publipostage
Enregistrer les brouillons de messages : pensez à enregistrer les modèles de messages pour une utilisation ultérieure.

Respectez les limites : respectez les limites de courrier électronique de masse d'Outlook en fonction de votre type de compte pour minimiser les problèmes.

Meilleures pratiques pour l'envoi de courriers électroniques de masse personnalisés dans Outlook
Respectez les limites des destinataires : les limites des destinataires d'Outlook varient selon le type de compte. Par exemple, les utilisateurs de Microsoft 365 Business ont des limites plus élevées que les comptes gratuits. Le dépassement de ces limites peut entraîner des blocages temporaires de compte.

Utilisez la personnalisation : intégrez des champs dynamiques tels que les prénoms des destinataires pour rendre vos e-mails plus attrayants.

Évitez les déclencheurs de spam : évitez l'utilisation excessive de majuscules, de symboles (par exemple, $$$) et de nombreux liens qui pourraient déclencher les filtres anti-spam. Gardez un contenu professionnel et équilibré.

Respectez la confidentialité : utilisez toujours le champ Cci ou le publipostage pour préserver la confidentialité du destinataire.

Testez avant d'envoyer : envoyez un e-mail de test à vous-même ou à un collègue pour vous assurer que le contenu et les champs de personnalisation s'affichent correctement.

Gérez votre boîte de réception : préparez-vous à un afflux d'e-mails, qu'il s'agisse de réponses intentionnelles ou de notifications d'absence du bureau. Organisez régulièrement vos e-mails dans Outlook en automatisant les tâches de nettoyage et en les planifiant, surtout si vous exécutez fréquemment des campagnes de marketing par e-mail.

Augmentez votre productivité en restant organisé et en suivant ces bonnes pratiques pour l'envoi d'e-mails en masse avec Outlook - https://clean.email/blog/email-providers/how-to-send-mass-email-in-outlook