Créez un flux de travail de tri des e-mails en 5 étapes avec Clean Email

Tri des e-mails : un processus pour une gestion efficace de la boîte de réception

Le tri des e-mails est un processus de boîte de réception dans lequel vous traitez et traitez chaque message entrant en fonction de sa priorité et/ou de son importance. L'objectif est de garantir des actions et des réponses rapides tout en améliorant l'organisation et la concentration.

Par exemple, un message de votre patron demandant l'état d'une tâche en retard serait une priorité élevée et nécessiterait une attention immédiate. À l'inverse, un message contenant un résumé de votre réunion du matin serait une priorité faible qui ne nécessiterait aucune action.

Le processus de base est similaire à la méthode de la boîte de réception zéro et comprend les étapes suivantes :

Donner la priorité aux e-mails importants qui nécessitent une attention ou une action immédiate.
Reporter les messages moins importants à plus tard, lorsque vous avez plus de temps.
Supprimer ou archiver les e-mails sans importance pour les éliminer.
Déléguer des messages à des collègues ou à d'autres membres de l'équipe.

Malheureusement, toutes les applications de messagerie ne fournissent pas les outils et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour un flux de travail de tri réussi. Cependant, il existe une application de gestion de boîte de réception qui offre des capacités robustes à cet effet : Clean Email.

Configurer un flux de travail de tri des e-mails avec Clean Email
Un système de tri des e-mails efficace est plus efficace avec une combinaison de processus automatiques et manuels, et Clean Email fournit exactement ce dont vous avez besoin.

Avec le guide en cinq étapes du tri des e-mails ci-dessous et les fonctionnalités de Clean Email, vous pouvez créer un flux de travail efficace et performant.

Créer des règles de boîte de réception automatisées L'une des meilleures façons de commencer à configurer un système de tri des e-mails est d'utiliser des automatisations qui gèrent les messages pour vous. Clean Email propose des fonctionnalités qui peuvent marquer, déplacer ou épingler des messages spécifiques en fonction de conditions. Cela vous permet de marquer automatiquement les e-mails importants de votre patron ou de déplacer des messages particuliers vers des dossiers désignés.

Nettoyage automatique : créez des règles de boîte de réception à l'aide de la fonction Nettoyage automatique, où vous pouvez sélectionner des conditions telles que l'expéditeur, la taille ou le mot-clé, puis spécifier l'action (par exemple, étoile, drapeau, archiver, déplacer vers un dossier, supprimer ou envoyer à Lire plus tard).

Épingles : une autre automatisation utile est la possibilité d'épingler des messages. Cette fonctionnalité vous permet d'épingler des e-mails provenant de personnes spécifiques, de ceux avec des étiquettes désignées ou des e-mails récents pour vous assurer qu'ils ne sont affectés par aucune règle. Vous pouvez afficher les messages épinglés dans un dossier dédié pour un accès rapide aux e-mails urgents.

Marquer manuellement les messages entrants Outre les e-mails provenant d'expéditeurs fréquents, vous recevrez également des messages provenant d'autres sources. Pour ceux-ci, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de Clean Email pour étiqueter, marquer ou déplacer manuellement.

Marquer, marquer ou étiqueter : quel que soit le service de messagerie auquel vous vous connectez avec Clean Email, vous pouvez facilement marquer les messages comme lus ou non lus, les marquer d'une étoile ou les étiqueter à l'aide de ses outils d'automatisation. Cette personnalisation vous permet de hiérarchiser les e-mails en fonction de vos besoins.

Lire plus tard : cette fonctionnalité est parfaite pour les messages que vous souhaitez différer. Vous pouvez envoyer des e-mails d'expéditeurs spécifiques directement dans le dossier Lire plus tard, ce qui vous permet de les consulter quand cela vous convient.

Utiliser des filtres de dossier prédéfinis La configuration d'automatisations et le marquage manuel des messages sont efficaces, mais que se passerait-il si les messages associés pouvaient toujours apparaître à des emplacements spécifiques sans aucun effort de votre part ?

Dossiers intelligents : Clean Email crée automatiquement des dossiers intelligents basés sur des filtres prédéfinis. Ces dossiers vous aident à organiser les messages que vous souhaiterez peut-être lire plus tard, tels que les e-mails pour lesquels vous êtes en copie conforme, les messages automatisés et bien plus encore. Cela vous permet de gérer efficacement ces e-mails sans les déplacer.
Supprimer les e-mails indésirables Un aspect essentiel du tri des e-mails consiste à supprimer les messages inutiles. Clean Email propose des fonctionnalités pour vous aider à archiver ou à supprimer les e-mails et à empêcher les messages indésirables d'atteindre votre boîte de réception.

Conserver les plus récents : cette fonctionnalité vous permet de conserver le message le plus récent dans un groupe tout en envoyant les autres vers la corbeille. Par exemple, si vous recevez plusieurs résumés quotidiens d'une application de gestion des tâches, Conserver les plus récents conservera le dernier e-mail et supprimera les e-mails obsolètes.

Désabonnement : si vous ne souhaitez plus recevoir de newsletters, de messages marketing ou d'e-mails promotionnels, la fonction de désabonnement vous permet de vous retirer de plusieurs listes de diffusion à la fois, améliorant ainsi le processus de désabonnement manuel de la plupart des services de messagerie.

Gardez votre boîte de réception propre Un flux de travail de tri des e-mails est plus efficace lorsque votre boîte de réception reste bien rangée. Clean Email propose des fonctionnalités supplémentaires pour vous aider à maintenir une boîte de réception propre, ce qui rend le processus de tri des e-mails plus rapide et plus efficace.

L'utilisation de Clean Email rationalise non seulement la gestion de vos e-mails, mais améliore également votre concentration et votre productivité, vous permettant de gérer les messages entrants plus efficacement.

Consultez notre blog pour plus d'informations - https://clean.email/blog/email-management/email-triage