Comment envoyer des e-mails en masse dans Outlook : guide étape par étape

Envoyer efficacement des e-mails en masse avec Outlook
L'envoi d'e-mails en masse vous permet d'envoyer un seul message à plusieurs destinataires simultanément. Pour garantir la réussite de l'opération, suivez les conseils suivants :

Évitez l'afflux de réponses : évitez l'afflux de réponses inutiles dans votre boîte de réception.
Respectez la confidentialité : préservez la confidentialité des adresses e-mail des destinataires.
Privilégiez la personnalisation : ajouter une touche personnelle peut grandement améliorer l'engagement envers votre message.

Outlook est un outil puissant pour l'envoi d'e-mails en masse, que vous choisissiez d'envoyer des messages individuels ou d'utiliser le publipostage pour une personnalisation accrue. Voici un guide détaillé pour chaque méthode.

Envoi d'e-mails en masse individuels dans Outlook
Utilisation de la copie carbone invisible (Cci) pour la confidentialité

Pour les utilisateurs d'Outlook.com :

Connectez-vous à votre compte Outlook.com.
Cliquez sur « Nouveau message » pour commencer à rédiger votre message. Renseignez l'objet et le corps du message.
Recherchez le champ Cci, situé à côté du champ À.
Saisissez les adresses e-mail de tous les destinataires dans le champ Cci ; ils ne verront pas les adresses des autres.
Cliquez sur Envoyer. Chaque destinataire recevra l'e-mail sans que les autres ne soient visibles.

Pour les utilisateurs de Microsoft Outlook Desktop :

Dans la fenêtre de message, cliquez sur Options.
Cliquez sur Cci pour afficher le champ Cci en bas de la fenêtre.
Suivez la même procédure que pour Outlook.com.

Envoi d'e-mails personnalisés en masse grâce au publipostage
Le publipostage vous permet de personnaliser chaque e-mail lors de l'envoi de messages en masse. Voici comment procéder :

Créez une liste de contacts dans Excel : ajoutez les informations essentielles telles que le nom et l'adresse e-mail, et enregistrez le fichier au format .xlsx.
Ouvrez Microsoft Word : assurez-vous qu'il est connecté à votre compte Outlook et créez un nouveau document.
Rédigez votre e-mail : rédigez votre e-mail en utilisant des espaces réservés tels que « Cher [Nom] » pour des salutations personnalisées.
Démarrer le publipostage : Accédez à Publipostage → Démarrer le publipostage → Courriels.
Sélectionner les destinataires : Cliquez sur Sélectionner les destinataires → Utiliser une liste existante et sélectionnez votre fichier Excel.
Insérer des champs de fusion : Associez les champs pertinents (par exemple, nom, adresse e-mail) en sélectionnant Insérer des champs de fusion dans le contenu de votre e-mail.
Finaliser la fusion : Cliquez sur Terminer et fusionner, puis sélectionnez Envoyer des e-mails (Windows) ou Fusionner vers un e-mail (Mac).
Saisir l’objet : Saisissez l’objet, choisissez le champ d’adresse e-mail dans votre feuille Excel, puis cliquez sur OK.

Conseils supplémentaires pour l’utilisation du publipostage

Enregistrer les brouillons : Pensez à enregistrer vos modèles d’e-mail pour une utilisation ultérieure.
Respecter les limites : Tenez compte des limites de destinataires d’Outlook en fonction de votre type de compte. Bonnes pratiques pour l'envoi d'e-mails personnalisés en masse dans Outlook
Respectez les limites de destinataires : Comprenez les limites de destinataires d'Outlook ; les utilisateurs de Microsoft 365 Business ont généralement des limites plus élevées que les titulaires d'un compte gratuit.
Utilisez la personnalisation : Utilisez des champs dynamiques, comme le prénom des destinataires, pour améliorer l'engagement.
Évitez les déclencheurs de spam : Limitez l'utilisation excessive de majuscules, de symboles ou de liens susceptibles de déclencher les filtres anti-spam.
Protection de la confidentialité : Utilisez toujours le champ Cci ou le publipostage pour préserver la confidentialité des informations des destinataires.
Testez avant d'envoyer : Envoyez un e-mail de test à vous-même ou à un collègue pour vérifier le contenu et la personnalisation.

Organisez votre boîte de réception : Préparez-vous aux réponses et aux notifications d'absence du bureau en organisant régulièrement votre boîte de réception et en automatisant les tâches de nettoyage.
En adoptant ces pratiques, vous pouvez améliorer votre productivité et optimiser vos envois d'e-mails en masse avec Outlook.